Persiapan Visa Schengen ke Jerman

Hidup sebagai pemegang paspor Indonesia itu selalu bikin capek di urusan visa.

Ibarat toxic relationship—nggak bisa ditinggalin, tapi selalu bikin ribet! Kalau cuma sekali dua kali sih masih oke. Tapi kalau tiap tahun aku harus bantu urus visa Schengen orang tua yang sering bolak-balik ke Jerman, belum lagi nanti pacarku yang juga mau main ke sini, waduh capek banget, asli. Mau berapa kali pun tetep bikin deg-degan.

Nah, berhubung aku udah mulai expert urusan pervisaan (track record sukses 100%, nggak pernah ditolak!), kali ini aku mau share tips jitu dapetin Visa Schengen tanpa drama! ✈️✨ (karena aku udah lewatin drama-dramanya biar kalian nggak usah ulangin kesalahanku).

FYI, aku seringnya urus Visa Schengen buat wisata atau kunjungan keluarga/teman, jadi kalau kamu cari info visa studi, silakan baca artikelku yang lain dengan klik link ini.

Perlu Nggak sih Bayar Agen untuk Urus Visa Schengen Jerman?

Menurutku, nggak perlu. Karena (1) prosesnya kamu tetap harus capek sendiri mempersiapkan dokumen, dan tetap harus datang ke VFS di Kuningan sesuai jadwal; dan (2) agen juga nggak bisa kasih jadwal lebih cepat, apalagi (3) memastikan visa kamu pasti diterima. Jadi, kenapa bayar lebih kalau ujung-ujungnya sama aja dengan jalur mandiri?

Tapi jangan takut, di akhir postingan ini aku akan bahas sedikit tentang jalur VIP alias Premium Service di VFS buat tim yang nggak mau repot.

Oke, Mulai dari Mana?

Pertama, kamu harus tahu kalau proses pengajuan visa Schengen Jerman butuh waktu sekitar 15-21 hari kalender (termasuk Sabtu-Minggu). Dalam beberapa kasus, bisa sampai 1 bulan. Jadi, jangan nekat urus visa mepet-mepet sebelum terbang.

Catatan: banyak orang bilang jalur Jerman itu paling ribet dan lama, tapi sepengalamanku, selama dokumen kamu sesuai persyaratan, jalur Jerman itu jelas dan terukur waktunya. Sebagai referensi, aku pernah bikin visa jalur Italia dan experience-nya agak kurang jelas, meski itu di tahun 2018 ya. Mungkin banyak hal sudah berubah.

OK, back to main topic.

Langkah Kerja Paling Efektif Versi Pengalamanku:

1. Tentukan Tanggal Keberangkatan & Beli Tiket Pesawat

   Pastikan beli tiket yang punya fitur reschedule dan cancellation—buat jaga-jaga kalau ada perubahan rencana. Untuk tiket murah dan terpercaya, aku biasanya beli di Trip(.)com. Harganya beneran murah, jauh ngalahin Travel***, Tike*, atau website lain. Oh ya, jangan lupa pakai link referral aku biar kita sama-sama dapat diskon! https://uk.trip.com/sale/4283/referee-pre-register-eu.html?locale=en-GB&referCode=JH1J7R

2. Cek Persyaratan Visa Schengen di Website Kedutaan Jerman

   Kalau tiket sudah siap, lanjut cek persyaratan visa Schengen di website resmi Kedutaan Jerman. Ada dua jenis visa yang bisa dipilih untuk liburan: tujuan wisata atau kunjungan. Bedanya cuma satu: kalau kunjungan, kamu harus punya surat undangan dari teman atau keluarga yang tinggal di Jerman.

3. Estimasi Waktu Persiapan Dokumen

   Biasanya aku butuh sekitar 1 bulan untuk mempersiapkan semua dokumen. Tapi sebelum mulai, ada satu hal yang sering orang-orang salah: jangan tunggu semua dokumen siap baru booking janji temu visa. Itu nggak bakal keburu. Jadwal janji temu VFS di Jakarta seringnya baru tersedia 1 bulan ke depan, apalagi kalau kamu datang pas high season. Jadi, daripada nunggu kelamaan, mending langsung aja buka website VFS Global, booking tanggalnya dulu, baru deh setelah itu siapin dokumen. https://visa.vfsglobal.com/idn/en/deu/

4. Booking Janji Temu di Tanggal yang Tepat

   Pastikan kamu booking janji temu di tanggal yang tepat, yaitu saat semua dokumenmu sudah siap. Aku sarankan kasih waktu minimal 1 bulan untuk persiapan. Setelah booking di VFS selesai, baru deh fokus persiapkan dokumen-dokumen yang dibutuhkan.

   
   

Tips 1:

Persiapan visa paling aman dilakukan 2 bulan sebelum keberangkatan. Tapi kalau mau lebih mepet, 3 minggu juga masih bisa, meskipun rasanya jantung agak dag-dig-dug.

Tips 2:

Biasanya, janji temu untuk visa kunjungan lebih banyak tersedia dibandingkan dengan visa tujuan wisata.

Dokumen Visa Schengen Jerman Apa Aja?

Menurut syarat di website Kedutaan Jerman Tahun 2024, kamu perlu mempersiapkan dokumen berikut.

Catatan Penting:

• Ukuran kertas A4.

• Jangan di-staples, dijepret, atau dijepit ya! Biarkan kertasnya mulus, bersih, dan terpisah.

• Dilarang menggabungkan dua dokumen dalam satu kertas atau mencetak bolak-balik (meskipun buat hemat). Itu nggak boleh.

• Aku tekankan sekali lagi: setiap dokumen harus diprin di satu lembar kertas masing-masing. Nggak bolak-balik dan nggak digabung-gabung, meskipun kertasnya masih ada sisa kosong banyak.

• Dokumen dalam Bahasa Indonesia (misalnya Kartu Keluarga) wajib diterjemahkan ke dalam Bahasa Inggris atau Jerman oleh penerjemah tersumpah.

• Pastikan nama kamu konsisten dalam setiap dokumen, khususnya bagi orang-orang dengan nama lebih dari dua kata. Contoh di passport tertulis Michael Sutanto Wiranto, terus di travel insurance tertulis Michael Wiranto >> biasanya dipermasalahkan.

• Dilarang menyingkat nama kecuali penulisannya memang konsisten seperti itu di semua dokumen. Contoh: M. Rizky >> biasanya dipermasalahkan.

  
  

No.	Daftar Dokumen	Keterangan
1.	Application form VIDEX Link	🔸 Print A4; 🔸 TTD basah (ga boleh digital)
2.	Contact consent form Link	🔸 Print A4; 🔸 TTD basah (ga boleh digital)
3.	Paspor	🔸 Siapin 1 fotokopi + 1 original; 🔸 Masih ada jarak kadaluwarsa minimal 3 bulan sebelum tanggal kepulangan; 🔸 Masih ada sisa 2 lembar kosong; 🔸 Terdapat kolom TTD yang sudah ditanda tangan basah
4.	Pasfoto terbaru	🔸 Background putih, warna foto jelas; 🔸 Ukuran 3,5 x 4,5 cm; 🔸 Wajah mengisi 80% total komposisi; 🔸 Foto diambil sekitar 6 bulan terakhir (selama wajah dan rambut masih sama, sebenernya aman lewat 6 bulan sedikit); 🔸 Bawa 2 lembar foto buat jaga-jaga
5.	Cover letter / surat pengantar	🔸 Print A4; 🔸 Tulis dalam Bahasa Inggris / Jerman; 🔸 Panjangnya 1-2 halaman aja; 🔸 Menjelaskan tanggal dan tujuan kedatangan, serta printilan akomodasi dan transportasi selama berkeliling wilayah Schengen; 🔸 TTD basah (ga boleh digital); 🔸 Lihat contoh cover letter aku di bawah ya!
6.	Travel health insurance	🔸 Print A4; 🔸 Harus mencakup seluruh wilayah Schengen meskipun hanya liburan di Jerman; 🔸 Minimum coverage of 30,000 €, covering also evacuation and repatriation; 🔸 Coverage for potential COVID19 treatment has to be confirmed or mentioned in the T&C; 🔸 List asuransi yang direkomendasikan kedutaan klik link ini.
7.	Travel itinerary	🔸 Print A4 tabel rencana perjalanan yang menunjukkan tanggal, lokasi dan kegiatan secara umum selama berkunjung di wilayah Schengen; 🔸 Print A4 bukti tiket pesawat (pulang dan pergi); 🔸 Print A4 bukti hotel / apartemen (di dalamnya harus jelas tertulis nama akomodasi, alamat lengkap, informasi kontak dan nomor booking); 🔸 Cek contoh travel itinerary aku di bawah ya
8.	Bukti pekerjaan / studi	🔸 Pegawai kantor Signed cover letter / No-objection-certificate from the company in Indonesia on company letterhead including details of: - Name of traveler; and - passport number of traveler; and - duration of approved leave; and - postal address of the company in Indonesia; and - telephone number of the company in Indonesia; - details about applicant’s working position and- starting date of employment; and - net salary; 🔸 Freelancer - 1 halaman seperti CV yang isinya lebih fokus pada pekerjaan atau jasa yang anda tawarkan, beserta data kontak (media sosial, website, dll.); - 3 bukti surat kontrak kerja / invoice klien; 🔸 Pengusaha - Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP); - Company's recent tax bill (SPT terbaru); 🔸 Siswa / Mahasiswa - Surat Keterangan Aktif Kuliah / Sekolah
9.	Bukti keuangan	🔸 Pegawai kantor / freelancer - Slip gaji 3 bulan terakhir; and - Surat kontrak kerja; and - Employers’ confirmation on approval for absence (Leave sanction letter from applicant’s employer); and - Applicant’s personal bank statements for the last 3 months stamped by the bank (passbook copies are not accepted); 🔸 Pengusaha - Applicant’s personal bank statements for the last 3 months stamped by the bank (passbook copies are not accepted); 🔸 Siswa / Mahasiswa - Certificates of the establishment at which you are enrolled; and - No-objection-certificate from school / university; 🔸 Pensiun / Pengangguran - Pension statements for the last three months (Copy); and / or - Proof of regular income generated by ownership of property or business (Copy) and - Applicant’s personal bank statements for the last 3 months stamped by the bank (passbook copies are not accepted); and / or - Declaration of the applicant about how the livelihood is guaranteed including respective proof
10.	Biaya perjalanan jika disponsori keluarga	🔸 Bank account statements of the last three months or saving account (dari pihak sponsor); and 🔸 Written declaration of sponsorship; 🔸 Proof of kinship (contohnya: Akta Lahir atau Kartu Keluarga, dan semua dokumen ini harus ada terjemahan Bahasa Inggris/Jerman oleh penerjemah tersumpah)
11.	Bukti keluarga / pernikahan	🔸 Print A4 Kartu Keluarga asli (yang paling terbaru); 🔸 Harus disertai terjemahan Bahasa Inggris/Jerman oleh penerjemah tersumpah
12.	Jika membawa anak di bawah 18 tahun	Belum pernah mengalami, jadi silakan cek persyaratan di website kedutaan langsung
13.	Jika mengambil visa kunjungan dan memiliki teman / kerabat di Jerman	🔸 Invitation letter Berbahasa Jerman menjelaskan tujuan mengundang; 🔸 Aufenhaltstitel; 🔸 Meldebestätigung; 🔸 Paspor pengundang; 🔸 Contoh invitation letter ada di bawah ya

Kamu bisa baca versi lebih lengkap dan terbaru di website Kedutaan Jerman: https://jakarta.diplo.de/id-de/service/visa-und-einreise/pariwisata-2565750

Tips mengenai bukti keuangan: sebaiknya personal bank statement 3 bulan terakhir memperlihatkan transaksi yang cukup signifikan. Jangan sekadar 1x transfer uang dalam jumlah besar. Lebih baik transfernya dipecah beberapa kali. Kemudian siapkan dana liburan di bukti keuangan sekitar 1,5 juta Rupiah x durasi hari liburan. Jadi kalau mau liburan 10 hari, sekitar 15 juta nangkring di bank statement.

Contoh Cover Letter

Location, xx Month xxxx

Your Name

Address

Email and Phone number

Kedutaan Besar Jerman Jakarta

Kota Jakarta Pusat, Daerah Khusus Ibukota Jakarta 10310, Indonesia

Subject: Application for Schengen Visa

Dear Sir/Madam,

I am writing to apply for a Schengen visa to travel to Germany from ___ until ___. I am eager to visit Germany to ___(jelaskan hubungan dengan pengundang jika ada dan tujuan perjalanan). During my stay, I plan to visit ___. We will travel by ___ as attached in my documents.

As an individual committed to respecting and adhering to the laws and regulations of Germany, I assure you of my intention to comply with all visa requirements and to return to my home country before the expiration of my authorized stay. Enclosed, please find the necessary documents as per the visa application requirements, including:

1. Completed visa application form.

2. Valid passport with at least ___ years validity beyond the intended stay.

3. Two recent passport-sized photographs.

4. Travel itinerary, including flight and accommodation reservations.

5. Travel insurance covering medical expenses and repatriation for the duration of my stay in the Schengen area.

6. Proof of financial means to cover the cost of my stay, such as bank statements or sponsorship letters.

7. Invitation letter from ___. (jika ada; jika tidak ada ya hapus saja.)

I would be grateful if you could consider my application favorably and issue the necessary visa for my trip to Germany. If any further information is needed, please do not hesitate to contact me at my email and or phone number above.

Thank you for considering my application.

Sincerely,

[TTD basah]

Your name

Contoh Invitation Letter

Location, xx Month xxxx

An die Botschaft der Bundesrepublik Deutschland

Jl. M.H. Thamrin No. 1

10310 Jakarta

Indonesien

Betreff: Einladungsschreiben zur Beantragung eines Schengen-Visums

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit lade ich, 

Name :

Geburtsdatum :

Adresse :

Passnummer :

[Jelaskan mau mengundang siapa dengan tujuan apa dari tanggal berapa sampai berapa]

Während seines Aufenthalts wird [nama lengkap yang diundang sesuai paspornya] in meiner Wohnung untergebracht sein, die sich an der oben genannten Adresse befindet. Die Kosten für seinen Aufenthalt, einschließlich Reise-, Verpflegungs- und weiterer persönlicher Ausgaben, wird [nama yang diundang] selbst tragen.

Zur Bestätigung meines Wohnsitzes habe ich eine Kopie meines Aufenthaltstitels und meiner Meldebestätigung beigefügt. Mit diesem Einladungsschreiben möchte ich den Zweck seines Aufenthalts sowie seine Unterbringung bestätigen. Ich versichere, [nama yang diundang] während seines Aufenthalts in Deutschland im erforderlichen Umfang zu unterstützen.

Mit freundlichen Grüßen,

[TTD digital nggak apa]

Your name

Tips 1:

Kalau pengundang turut mensponsori perjalanan secara finansial, invitation letter untuk Visa Schengen Jerman wajib disahkan oleh Ausländerbehörde (Kantor Imigrasi Jerman). Dokumen ini dikenal sebagai "Verpflichtungserklärung" (Declaration of Commitment).

Sebaliknya, jika hanya mengundang tapi tidak mensponsori perjalanan, misalnya hanya menyediakan tempat tinggal, berarti contoh invitation letter di atas sudah cukup. Tidak perlu sampai pengesahan ke Ausländerbehörde.

Berikut langkah-langkahnya:

1. Pengundang membuat janji temu di Ausländerbehörde di kota tempat tinggalnya di Jerman.

2. Dokumen yang diperlukan biasanya meliputi:

   • Formulir Verpflichtungserklärung (biasanya tersedia di situs web Ausländerbehörde).

   • Bukti penghasilan, seperti slip gaji atau laporan pajak, untuk memastikan pengundang mampu secara finansial.

   • Salinan paspor pengundang.

   • Bukti tempat tinggal di Jerman, seperti kontrak sewa atau tagihan utilitas.

3. Kirim semua surat dan bukti asli lewat pos dari Jerman ke Indonesia (bisa makan waktu 2-3 minggu) untuk disertakan saat pengajuan visa.

Tips 2:

Kalau nggak bisa Bahasa Jerman, pakai bantuan AI seperti misalnya ChatGPT.

Contoh Travel Itinerary

TRAVEL ITINERARY

From xx Month until xx Month xxxx

Day	Date	City	Activity	Accommodation
1	05.11.2024	Berlin, Germany	Arrival, check in hotel	Hotel X Address
2	06.11.2024	Brussels, Belgium	Flight
3	07.11.2024

Demikian contoh itinerary yang perlu kamu siapkan. Nggak harus akurat, tapi setidaknya masuk akal. Saran tambahan dari aku:

• Perpindahan antar negara harus menyertakan tiket pesawat atau kereta. Kalau perjalanan masih dalam satu negara, kamu bisa jelaskan di cover letter misalnya bahwa tiket kereta akan dibeli nanti setelah tiba di Jerman.

• Cari hotel dari Agoda yang ada free cancellation, jadi kalau visa kamu ditolak atau sewaktu-waktu kamu berubah pikiran, nggak jadi masalah.

---

Sudah deh selesai. Memang betul, persyaratannya banyak banget dan ribet. Tapi jangan takut atau pusing. Intinya, kalau mau visa Schengen Jerman diterima, konsepnya tuh gini:

• Segala yang dijanjikan harus bisa dibuktikan. Misalnya, kalau di cover letter tertulis terbang tanggal 7 Januari, kamu harus punya tiket pesawat untuk tanggal itu.

• Segala yang nggak cocok atau nggak konsisten, perlu dokumen penguat/penjelas. Contohnya, kalau nama di KTP dan paspor berbeda, kamu butuh Akta Lahir dan KK untuk menjelaskan perbedaan itu.

• Segala dokumen berbahasa Indonesia perlu diterjemahkan ke Bahasa Inggris atau Jerman. Karena yang memutuskan visa kita diterima atau ditolak adalah pihak Jerman, bukan Indonesia. Dan harus diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah yang sebaiknya diakui Kedutaan Jerman atau US.

• Buktikan bahwa kamu datang hanya untuk liburan dan akan pulang sesuai tanggal yang dijanjikan. Makanya diminta surat cuti, surat keterangan kuliah, dll., supaya bisa menunjukkan bahwa kamu pasti pulang karena masih ada pekerjaan atau studi yang harus dilanjutkan.

• Buktikan bahwa keuangan kamu cukup. Walaupun tadi aku sarankan 1,5 juta per hari, kalau kamu bisa tunjukin lebih, ya tunjukin aja.

Premium Lounge VFS Jakarta

Keuntungan Premium Service di VFS

Kalau urusan visa bikin kamu stres, Premium Service atau jalur VIP di VFS bisa jadi solusi yang bikin segalanya lebih smooth. Dengan biaya tambahan sekitar Rp938.000,- kamu bisa menikmati keuntungan, seperti:

• Fast Track, No Drama: Nggak perlu antre lama-lama, langsung dilayani!

• Nyaman di Premium Lounge: Duduk santai di ruang eksklusif sambil menikmati snack ringan, kopi, teh, atau air putih.

• Jam Layanan Fleksibel: Ada pilihan waktu yang lebih fleksibel dibandingkan layanan biasa.

• Layanan Ramah dan Personal: Petugasnya sabar banget, siap menjelaskan proses dengan lembut dan jelas.

• Dokumen Kurang? No Problem! Kalau ada yang kurang, cukup kirim via email tanpa perlu bolak-balik ke VFS.

Dengan Premium Service, kamu nggak cuma hemat waktu, tapi juga hemat energi. Worth it buat pengalaman visa yang bebas ribet!

Dari pengalamanku pribadi, pacarku cuma butuh waktu 7 hari kerja sejak appointment untuk berhasil mendapatkan Visa Schengen - visitor. Jadi kalau semua berkasnya jelas dan aman, cepet banget kok diproses. Ketika visamu sudah selesai dan bisa diambil, kamu akan menerima email atau pemberitahuan kurang lebih seperti foto di atas. Kemudian visa bisa diambil di keesokan harinya jam 2 siang ke atas.

Tips terakhir: 

Kalau kamu masih bingung juga, langsung telepon VFS aja, jangan tanya temen atau agen travel. Karena belum tentu informasi mereka akurat (termasuk diriku, hehe). Meskipun aku udah berpengalaman, tetap aja aku bukan perwakilan resmi kedutaan. Jadi lebih baik cek langsung ke VFS ya!

Nomor telepon VFS Jerman +62 21 5095 7963

Monday to Friday 08:00 - 12:00 WIB and 13:00 – 16:00 WIB

https://visa.vfsglobal.com/idn/en/deu/contact-us