Cara Mengurus Apostille untuk Visa Nasional Jerman

Salah satu prasyarat untuk melanjutkan S2 di Jerman dan membuat Visa Nasional di tahun 2024 adalah mengurus apostille dari dokumen ijazah dan transkrip S1. Kayak apa sih caranya?

Apa itu Apostille?

Apostille adalah sebuah sertifikat (di Indonesia dicetak oleh Kemenkumham AHU) untuk memberikan dokumen publik dari otoritas asing sebuah pengakuan secara hukum oleh 122 negara di dunia. Jadi apostille itu adalah sebuah sertifikat tambahan. Bukan sekadar stiker legalisir yang ditempelkan. Legalisir dan apostille adalah dua hal yang berbeda.

Intinya, sertifikat tambahan ini diperlukan untuk membuat dokumen ijazah dan transkrip S1 kita tadi menjadi sah di mata negara lain. Dan untuk mengajukan Visa Nasional Jerman, yang dibutuhkan adalah sertifikat apostille, bukan sekadar legalisir.

Kamu bisa mengajukan apostille melalui website ini: https://apostille.ahu.go.id/

Cara Mengajukan Apostille untuk Visa Nasional Jerman

Caranya gampang. Ikuti alur yang sudah dijabarkan pada website di atas. Kamu bisa baca alurnya di sini https://panduan.ahu.go.id/doku.php?id=panduan_firma

Biaya untuk mencetak sertifikat apostille adalah Rp150.000,00 per dokumen. Jadi misalnya kamu mau apostille:

• ijazah dan

• transkrip nilai,

berarti kamu cuma butuh cetak 1 apostille per dokumen.

Total biaya adalah 150.000 x 2 dokumen = Rp300.000,00

Kamu boleh apostille sertifikat asli maupun fotokopi (yang sudah dilegalisir). Selama dokumen tersebut sah secara hukum, maka bisa di-apostille. Tapi hati-hati ketika melakukan apostille terhadap dokumen fotokopi. Karena ini berkenaan dengan tanda tangan pejabat bersangkutan.

Jika kamu melihat ada 2 tanda tangan di dokumen ijazah ataupun transkrip nilai, pilih tanda tangan dari jabatan tertinggi dan memiliki tanda tangan basah di dokumen kamu.

Contoh:

Ijazah kamu merupakan fotokopi yang sudah dilegalisir oleh Dekan, maka sertifikat apostille nanti harus menuliskan nama si dekan, bukan rektor dan bukan orang yang lain.

Dalam kasus aku, karena yang aku cetak adalah sertifikat apostille untuk ijazah asli, maka tanda tangan rektor yang aku pilih. Hati-hati ya pilih nama ini, soalnya kalau salah input, tidak bisa refund.

Catatan:

1. Ingat, kamu nggak perlu dan TIDAK BISA mencetak 2 sertifikat apostille per dokumen, karena sertifikat ini akan ditempelkan bersama ijazahmu. Tidak bisa berdiri sendiri. Jadi input data cetaknya 1 saja.

2. Pilih tempat mencetak yang dekat dengan alamat kamu. Jangan kayak aku, asal pilih. Akhirnya jadi jauh banget harus jemput sertifikatku di sana. Tempat pencetakan ini tidak bisa diganti lagi kalau dokumen sudah diajukan. Pilih yang bener!

3. Jika pengambilan sertifikat akan diwakilkan seseorang, maka kamu wajib mempersiapkan surat kuasa bermaterai sejak awal. Dan surat tersebut wajib dibawa saat pengambilan nanti.

4. Kesalahan apapun yang terjadi, tidak bisa direvisi dan tidak bisa refund.
   

Setelah kamu sudah selesai upload dokumen dan mengisi data lengkap, saatnya menunggu pihak Kemenkumham untuk verifikasi. Proses ini memakan waktu 3 hari kerja.

Apostille Dulu Atau Terjemahin Dokumen Asli Dulu?

Pertanyaan ini nggak habis-habis ditanyain semua orang. Padahal harusnya jelas kalau sajaaaaaaaa pihak AHU menjawab pertanyaan ini di bagian FAQ mereka!

Berikut aku share berdasarkan pengalaman pribadiku ya, jawabannya adalah bisa dilakukan bersamaan atau satu-satu, alias terserah!

Kenapa terserah? Karena kamu harus paham dulu logika atau alasan kenapa sebuah dokumen perlu diterjemahkan dan di-apostille.

Penerjemahan dokumen itu dilakukan ketika dokumen asli berbahasa asing dan tidak dipahami oleh negara yang dituju. Dalam hal ini, kita sama-sama membahas persiapan visa ke Jerman kan? Nah, negara Jerman itu bahasa nasionalnya ya Bahasa Jerman, sudah tentu mereka nggak bisa baca dokumen Berbahasa Indonesia. Makanya dokumen kamu disuruh diterjemahkan dulu oleh penerjemah tersumpah ke Bahasa Jerman.

Lain cerita kalau dokumen asli kamu sudah berbahasa Inggris, maka dokumen asli tidak perlu lagi diterjemahkan ke Bahasa Jerman.

Lalu apa itu apostille? Seperti yang sudah kujelaskan di awal tulisan, apostille adalah sebuah sertifikat untuk memberikan dokumen kamu pengakuan secara hukum di beberapa negara, makanya lembar apostille dicetak dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris (kamu bisa lihat contohnya di fotoku di bawah). Nah, karena dokumennya sudah berbahasa Inggris, ya enggak perlu lagi diterjemahkan ke Bahasa Jerman.

Tapi kalau sudah terlanjur diterjemahin juga gimana? Ya enggak apa-apa, cuma buat apa? Kan orang-Jerman-yang-kerjanya-ngurus-imigrasi bisa Bahasa Inggris. 😬 Dan tertulis kok di persyaratannya bahwa dokumen yang sudah berbahasa Inggris tidak perlu lagi diterjemahkan ke Bahasa Jerman.

Jadi udah kebayang ya jawabannya adalah: bebas. Kalau mau efisien waktu dan biaya, lakukan bersamaan.

Lanjut, Harus Ngapain Setelah Verifikasi?

Setelah proses verifikasi selesai, kamu akan mendapatkan notifikasi di email (dan bisa juga enggak). Kalau aku, waktu itu sih memang rajin cek terus dashboard aku setiap hari. Jadi mau ada notifikasi email atau tidak, tidak masalah hehe... Jika sudah diverifikasi, di dashboard kita akan muncul seperti ini:

Kelihatan yah? Transkrip Nilai aku belum selesai, tapi Ijazah sudah selesai. Tahap berikutnya adalah memencet icon "Pengaturan" ⚙️ di samping tulisan "Selesai". Nanti akan ada pilihan download voucher.

Voucher ini berisi kode dan biaya yang harus dibayarkan. Pembayaran bisa melalui bank yang berafiliasi dengan pajak pemerintah. Kemarin aku pakai mobile banking Mandiri, jadi bisa bayar dari rumah. Cara pembayaran dengan berbagai bank bisa cek di sini: https://panduan.ahu.go.id/doku.php?id=cara_pembayaran_simpadhu_pnbp

Sudah Bayar, Sekarang Apa Lagi?

Saatnya menjemput sertifikat tersebut di kantor yang sudah kamu pilih! Inget nggak waktu isi formulir pengajuan, sempat ditanyakan tempat pencetakan? Nah, kalau kamu lupa, kamu bisa mengecek kembali lokasi pilihan kamu dengan memencet icon "Pengaturan" ⚙️ di samping tulisan "Selesai", dan memencet tombol "Lihat".

Nanti akan terlihat semua informasi yang pernah kamu isi. Waktu itu aku pilih Kantor Wilayah Kemenkumham DKI Jakarta di Cawang. Jadi aku wajib menjemput sertifikat apostille aku di sana. Nggak bisa ganti tempat lagi kalau sudah diverifikasi.

Seperti ini penampakan jika kita sudah bayar. Tinggal ke kantor yang kita pilih dan cetak sertifikatnya. Aku pilih hari Senin jam 10 pagi ke Cawang. Di sana pelayanannya sangat baik, cepat dan mudah. Hanya dalam waktu 5 menitan, sertifikat langsung di tangan.

Jika kamu ambil sendiri tanpa perantara, kamu cukup membawa KTP asli dan dokumen asli yang akan disertifikasi. Tapi kalau kamu menggunakan perantara untuk mengambil sertifikat, maka perantara tersebut harus membawa (1) surat kuasa bermaterai dan (2) print bukti pembayaran.

Kemudian petugas akan menggabungkan sertifikat apostille ke ijazah dan transkrip nilai kamu. Hasilnya kurang lebih seperti ini (tampak depan belakang):

Apostille tampak depan

Apostille tampak belakang (menyatu dengan dokumen asli)

Oke, cukup mudah kan? Proses ini jauh lebih menyenangkan daripada legalisir ke Kemendikbud, Kemenlu dan Kedutaan karena proses apostille hanya satu kali dan satu pintu ke Kemenkumham. Dan tentunya biayanya super murah dibandingkan pengalamanku dulu saat mau pengajuan beasiswa ke Belgia.